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Algunos consejos para tener en cuenta
Para que una reunión sea productiva

Teniendo en cuenta el papel destacado que cumplen estos encuentros para el desarrollo de una empresa, especialistas recomiendan una serie de técnicas orientadas a lograr eficiencia.

Las reuniones son herramientas adecuadas para promover la creatividad e innovación en diferentes niveles de la organización.

Según indican varias encuestas, los directivos de importantes empresas consideran que las reuniones son esenciales para afianzar las relaciones laborales y estudiar en conjunto el desarrollo de proyectos. En este sentido, la gerencia media nunca les dedica menos de 30% de su tiempo, mientras que en los cargos superiores el porcentaje se eleva hasta superar 50%.

Sin embargo, no es extraño que al cabo de una reunión, varios de los participantes se pregunten cuál era el objetivo de la convocatoria. Desafortunadamente, ese interrogante no sólo muestra la improductividad del encuentro sino que indica el comienzo de ciertas secuelas de frustración y desmotivación en la empresa.

Para mejorar la productividad de las reuniones, los especialistas en management recomiendan aplicar ciertos conceptos y técnicas.

"Las reuniones están orientadas, en su mayoría, a la toma de decisiones o resolución de problemas. En ambos casos, lo primero es evaluar seriamente su plena justificación y juzgar si no hay otra alternativa mejor para lograr el objetivo buscado", explica Santiago Lazzati, fundador de la división de capacitación de Arthur Andersen y actual consultor independiente.

No a la improvisación
"Cuando el encuentro es casual, el mejor procedimiento es la organización de una reunión formal, en vez de continuar improvisadamente la discusión del tema", expone Lazzati.
Si el objetivo de la reunión es la toma de decisiones, "es importante que, en cada una de las etapas, se incorpore información, se generen ideas, se evalúen alternativas y se llegue a una conclusión".

Otras reuniones se orientan al intercambio de información. Los expertos aconsejan que, en ese caso, no duren más de dos horas y que la comunicación sea sintética. En este sentido, una de las técnicas más utilizadas es la de brainstorming, destinada a la generación de nuevas ideas.

Además del qué es importante prestar atención al cómo. En este aspecto, deben tenerse en cuenta varios factores: cumplimiento del horario, bloqueo de interrupciones, respeto del uso de la palabra y exclusión de diálogos paralelos.

Cuidar el clima
Otro elemento fundamental para mejorar el procedimiento de las reuniones es cuidar el clima de las relaciones. Lo ideal es crear un ambiente de confianza, cordialidad, cooperación, comportamiento activo y receptivo, sinceridad y apoyo emocional.

Ahora bien, en una reunión todos los participantes deben asumir una responsabilidad en común: hacer aportes sustantivos en materia de contenido.

Varios autores coinciden en que el papel fundamental es el del líder o director (jefe o gerente) que debe orientar y conducir la reunión.
Otro papel clave es el del anotador, quien debe registrar en forma clara el proceso y las conclusiones.